2024 Outeur: Harry Day | [email protected]. Laas verander: 2023-12-17 15:38
Eens, as 'n beginnerhoof van die personeelafdeling in produksie, wag ek met entoesiasme op die eerste vergadering van die aanlegbestuur. Ek het my voorgestel hoe produktief die bestuurspan sal werk ten bate van die span.
My ondergeskikte, 'n inspekteur van die personeelafdeling, wat byna 50 jaar hier gewerk het, het nie my blink verwagtinge gedeel nie. 'Moenie verbaas wees dat die personeelafdeling die skuld kry vir al die probleme van die aanleg nie. Moenie ontsteld wees oor hierdie toedrag van sake nie, die leiers moet afkoel en die skuldiges vind. En die formaat van die vergadering sal meer soos 'n basaar lyk as 'n georganiseerde vergadering van kollegas wat 'n gemeenskaplike besluit moet neem."
Die ontmoeting het my inderdaad getref met 'n gebrek aan konstruktiwiteit. Hulle het almal prakties op dieselfde tyd gepraat, sonder om mekaar te hoor en nie die agenda te onthou nie. As gevolg hiervan was die “brandende” kwessies steeds onopgelos, en is die hele tyd daaraan bestee om onbeduidende besonderhede te bespreek. Sedertdien het 10 jaar verloop, maar volgens bestuurders van verskillende ondernemings word soortgelyke vergaderings steeds gehou.
Wat kan ek as afrigter aanbeveel om vergaderings opbouend en effektief te hou? Oorweeg die versoek en soek die beste praktyke om dit te implementeer. Ontleed eers of u regtig 'n vergadering moet hou, of kan u dit doen met 'n ander vorm van interne kommunikasie?
Wanneer om die vergadering te hou?
1. Daar is 'n behoefte aan 'n spanbespreking van 'n probleem of taak
2. Dit is nodig om belangrike inligting met die span te deel en die menings van sy lede hieroor te hoor.
3. Wil u die maksimum aantal idees en standpunte oor 'n belangrike saak versamel
4. Daar is 'n probleem wat die doelwitte van die meeste van u ondergeskiktes beïnvloed.
5. Weet u dat die span saam wil kom en 'n probleem gesamentlik wil oplos, terwyl dit terselfdertyd verantwoordelikheid vir die implementering daarvan versprei
Wanneer moet u nie 'n vergadering hou nie?
1. Dit is sinvol om ander kommunikasie -instrumente te gebruik sonder om prestasie te verminder
2. Die taak is dringend / belangrik, en die vertraging in die oplossing daarvan kan te duur wees
3. Die vraag is te persoonlik om dit vir openbare bespreking aan die orde te stel
4. Nie genoeg tyd om die vergadering voor te berei en te hou nie
5. Wil u die vergadering gebruik as 'n instrument om iemand van ondergeskiktes te straf
Al tien punte kan in een sin saamgevat word. Hou 'n vergadering wanneer daar spanwerk nodig is en hou nie 'n vergadering as daar nie so 'n behoefte is nie.
10 wenke vir effektiewe vergaderings
Doel. Bepaal self vir watter doel u 'n vergadering moet organiseer? Watter resultate en in watter vorm wil u aan die einde van die vergadering kry? Is daar besluite wat geneem moet word? Watter probleme kan ontstaan en hoe om dit te neutraliseer? In watter mate val / verskil die doelwitte van die deelnemers aan die vergadering? Is doelkonflikte moontlik? Hoe noukeuriger die eerste fase uitgewerk word, hoe minder weerstand sal daar ontstaan tydens die vergadering
Deelnemers. Die samestelling van die deelnemers aan die vergadering word gevorm, afhangende van die doelwitte daarvan. Nooi die mense wat 'n baie belangrike bydrae kan lewer tot die bespreking van vergaderings. Toets u motivering vir die werwing van 'n werkgroep, maak u van vergaderings 'n teater van een akteur (uself)? Is dit werklik hierdie reeks wat produktief sal wees? Dit is die moeite werd om die samestelling van die deelnemers voortdurend te verander en dit vir elke vergadering individueel te vorm. Dit sal die bestuurder help om roetine en groepsdinamika met 'n positiewe impak te vermy
Formaat. Kies die beste vergaderingsformaat, afhangende van u take. As u dit nodig het, byvoorbeeld
1) lig die span in oor die innovasies
Hou 'n "vergadering - inligtingsboodskap". Die taak van so 'n vergadering is om die deelnemers soveel as moontlik in te lig oor die komende veranderinge; die doel is om weerstand te verminder. 'N SWOT -analise is 'n goeie hulpmiddel om 'n leier te help.
2) stel take op en dra verantwoordelikhede op
"Vergaderingsorde". 'N Baie gestruktureerde en duidelike formaat, beheer van die situasie; die doel is om verantwoordelikheid deur die deelnemers onafhanklik te versprei. Dit verminder die vlak van rigtinggewendheid wat die kwaliteit van take kan belemmer.
3) kom tot 'n gemeenskaplike besluit
Organiseer 'n "vergadering-onderhandeling" waartydens u na die sienings van alle deelnemers luister. Wen-wen-vergaderingstrategie, die rol van die leier is die moderator. Die gereedskap van hierdie formaat is dinkskrum, opname met meerdere posisies, opname met kaarte, probleemontledingskema, ens.
Probleemontledingskema, T. Edmüller
4) kombineer om die probleem op te los
Bemiddelingsvergadering is die optimale formaat vir so 'n vergadering. Dit is baie belangrik om 'n moderator te vind wat die gesag van die span geniet. 'N Leier is dalk nie altyd die beste keuse nie. Dit is baie meer effektief om 'n eksterne spesialis (bemiddelaar, afrigter, konsultant) uit te nooi
5) versamel idees
'Vergadering - dinkskrum' sal in hierdie geval 100% die beste oplossing wees. Die belangrikste ding in hierdie formaat is om die reëls en die dinkskrum -algoritme te volg. Behou ook 'n atmosfeer van openheid en gemak, onthou dat kritiek die doeltreffendheid van sulke vergaderings doodmaak
6) bevoegdheid te verbeter
"Ontmoet-leer". Met hierdie formaat kan die leier as 'n afrigter of afrigter optree. Deel nuttige inligting met ondergeskiktes, bespreek dit en beplan hoe u dit in die daaglikse funksionaliteit sal implementeer. 'N Goeie vind vir bestuurders is vergaderings van 30 minute 'n paar keer per week / maand, spesiaal deur hulle gereël vir die ontwikkeling van ondergeskiktes. Een bevoegdheid - een ontwikkelingstegniek - 'n aksieplan is 'n rowwe algoritme vir sulke vergaderings
N plek. Waar u u span sal ontmoet, word bepaal deur die doel en formaat van die vergadering. Die opleidingsformaat en 'bemiddelingsvergaderings' kan kamers van verskillende groottes en toerusting benodig. Dink vooraf hieroor na. Dit is ook nodig dat die deelnemers mekaar kan sien en oogkontak kan maak met die leier van die vergadering
Beplan. U vergaderingsplan moet skriftelik wees. Dit is eintlik 'n agenda wat die volgende items bevat
- datum, tyd, plek
- die doel van die vergadering
- aangeleenthede wat bespreek moet word
- die gewenste uitkoms van die vergadering en die vorm daarvan
- formaat
- die inisieerder en wie die vergadering hou
- 'n lys van deelnemers, insluitend diegene wat van buite genooi is
Stuur die vergaderplan na die deelnemers aan die vergadering, hulle wil dalk hul vrae byvoeg. Om tyd te bespaar, kan u verskeie probleme in een vergadering oplos
Reëls. Die basiese reëls vir die hou van vergaderings word deur die span bepaal en kan van vergadering tot vergadering verskil. Maar daar is permanente reëls, soos die nakoming van tydlyne, ooreenkomste oor besluitnemers, beperkings deur die ondernemingsbeleid, ooreenkomste oor konflikhantering, ens
Protokol. Dit is 'n soort opsomming van die vergadering, wat al die hoofpunte daarvan beskryf. Dit word opgestel deur die sekretaris van die vergadering, gebaseer op die aantekeninge wat tydens die vergadering gemaak is. Die notule word onderteken deur die leier, die sekretaris van die vergadering, sowel as deur die belangrikste deelnemers (wat in die aksieplan aangedui word). 'N Afskrif van die notule word aan alle deelnemers van die vergadering gestuu
Tyd. Tydsbestuur is een van die belangrikste aspekte van doeltreffende ontmoeting. Begin altyd die vergadering op die vasgestelde tyd, want later kan u nie stiptelik wees nie. Stel tydsraamwerke vir alle punte in die plan en monitor die implementering daarvan. Volg die 60x20x20 reël:
Spandeer 60% van u tyd aan dringende / belangrike kwessies.
Laat 20% van die tyd op onvoorsiene onderwerpe en skielik opkomende dringende vrae
Ken 20% van die tyd toe aan die sg. sosiale behoeftes - pouses, middagete, praat, ens.
Die einde. Om die vergadering goed af te sluit, neem 'n rekord van die spanwerk. Let op wat die span bereik het, gaan deur die punte van die ontwikkelde plan, maak seker dat almal teenwoordig verstaan en ondersteun wat beplan is. Aan die einde van die vergadering, genereer 'n opsommingskennisgewing wat aan alle deelnemers aan die vergadering gestuur sal word, insluitend diegene wat afwesig is. Maak 'n lys van deelnemers, die belangrikste besprekingsvrae, besluite, 'n aksieplan en diegene wat verantwoordelik is vir elk van sy punte, sperdatums, kontrolepunte, die datum van die volgende vergadering, nee
Die beheer. Situasies waarin alles met 'n vergadering eindig, is nie ongewoon nie. Om aksie te neem, benodig u begeerte en motivering, sowel as beheer oor die uitvoering van besluite. Definieer beheerpunte en diegene wat daarvoor verantwoordelik is, direk in die vergaderin
Moeilik om vergaderings te hou
1. Konflikt
Tydens vergaderings ontstaan daar dikwels konfliksituasies. Soms ontvlam hulle so dat die vergadering verander in 'n stroom onderlinge beskuldigings en persoonlike aanvalle. Wat moet die bestuurder in hierdie geval doen?
- Stel die bespreking van die omstrede kwessie uit en los dit later binne die raamwerk van hierdie vergadering op. Teen daardie tyd sal die passies bedaar en kan die deelnemers hulself konstruktief uitdruk.
- Vertaal die oplossing vir die probleem in 'n individuele formaat en ontmoet teenstrydige partye buite die algemene vergadering
- Stel die vraag op en nooi dit uit tydens die volgende vergadering
- Bied 'n kompromie
2. Kommunikasiehinderniss
Advies, dreigemente, kritiek, verwyte, "diagnoses" en etikettering, aanbevelings, bevele, clichés en alledaagse bewoording kan almal as hindernisse vir 'n vergadering dien. Kommunikasiehindernisse veroorsaak weerstand en antipatie. Dit is belangrik dat die leier sulke dinge raaksien en die aandag van die lede van die werkgroep daarop vestig. Om 'n kommunikasiehindernis te verwyder, moet u 'n bykomende werkreël in hierdie verband skep. En ook die kommunikasiebevoegdheid van die span stelselmatig verbeter
3. Fout
Nadele en foute in die hou van vergaderings kan in enige onderneming opgemerk word. Die mees tipiese is:
- nie-nakoming van die gestelde doelwitte
- nie-nakoming van die regulasies
- gebrek aan inligting vir deelnemers aan die vergadering
- om werknemers in die produktiefste tyd te hou
- druk van die kop of omgekeerd, passiwiteit en toegewydheid
- traagheid na die vergadering
U vergaderings kan 'n waardevolle bestuurshulpbron of 'n swart gat word waarin tyd spoorloos oplos. Die keuse is joune.
Aanbeveel:
Geheime Van Sielkunde. Aanhegtingstrauma. Kenmerke Van Beserings Aan Die Beslaglegging
Hegtingstrauma (insluitend tipes gehegtheidsversteurings, oorsake en gevolge) is kompleks. Om dit in detail te verstaan, is dit die moeite werd om van die begin af te begin. Oom Z. Freud het geglo dat gehegtheid gebaseer is op die fisiologiese behoeftes van 'n kind - om te oorleef, te eet, sorg en aandag te ontvang.
Ware Terugkeer: Geheime Van Die Terugkeer Van 'n Afgestorwe Vennoot
Die terugkeer van 'n voormalige vennoot begin in byna 100% van die gevalle as u die persoon min of meer omgewingsgewys laat gaan: sonder beledigings, sonder om te verneder te word en sonder om hom te weerhou deur dreigemente om iets met uself of met hom te doen.
BEGINSELS En REËLS Van Effektiewe Psigoterapie
Die besluit om na 'n sielkundige te gaan, kan lewensveranderend wees en u lewe ten goede verander. Diegene wat hoop op maklike en onmiddellike resultate, kan egter teleurgesteld wees, aangesien ons praat oor die psige van 'n volwassene wat oor baie jare gevorm is en dit slegs moontlik is om kwaliteitsveranderinge in die werking daarvan te bewerkstellig deur noukeurige en soms moeilike werk .
Effektiewe En Ondoeltreffende Hantering Van Alkoholisme - 'n Metafoor
Op 'n keer het ek opgehou om alkoholiese pasiënte te raadpleeg toe dit duidelik geword het dat verslawing 'n meerjarige, meervektorale, globale werk is, en dat dit nie tussen gevalle kan hanteer word nie. Kode -afhanklike alkoholiese gesinne is egter dikwels ryk aan verskillende soorte psigosomatiese patologieë.
Hoe Om Jouself Te Ondersteun In 'n Moeilike Situasie? Eenvoudige En Effektiewe Maniere Van Selfondersteuning
Die dag was nie maklik nie - alledaagse kwessies, dan werk, dan weer daaglikse kwessies en 'n bietjie meer werk. Ek het 'n stewige aandete geëet, die krans aangeskakel (om een of ander rede het hulle altyd 'n kalmerende uitwerking op my gehad), die Deure aangetrek (gewoonlik dieselfde effek), die sagte kombers styf vasgedruk, diep ingeasem en uitgeasem.
